Analisi e formalizzazione dei processi aziendali a supporto della transizione ERP: il caso Carlini Gomme S.r.l.

La crescente complessità organizzativa e l’evoluzione dei sistemi informativi rendono sempre più importante per le imprese la capacità di comprendere, formalizzare e condividere la conoscenza relativa ai propri processi. Tale esigenza assume particolare importanza nei progetti di transizione ERP, nei quali la definizione delle future modalità operative richiede una conoscenza strutturata dello stato corrente dell’organizzazione e delle esigenze espresse dagli utenti. Il presente lavoro analizza il contributo dell’analisi, della mappatura e della formalizzazione dei processi aziendali a supporto della transizione ERP, attraverso il caso di studio di Carlini Gomme S.r.l. L’attività ha combinato l’analisi della documentazione esistente con il coinvolgimento diretto degli esperti di dominio. I processi rilevati sono stati rappresentati mediante diagrammi SIPOC, utilizzati per definirne il perimetro, e modelli BPMN 2.0, finalizzati alla ricostruzione dettagliata dei flussi operativi. Le informazioni raccolte sono state successivamente consolidate nei Dossier di Processo, integrando la rappresentazione dello stato As-Is con volumi e frequenze operative, strumenti utilizzati, criticità, pain point e requisiti relativi alla futura configurazione To-Be. Parallelamente, due indagini empiriche hanno approfondito la dimensione organizzativa del cambiamento e la percezione degli utenti rispetto alle attività di mappatura e raccolta dei requisiti. I risultati mostrano che un percorso strutturato di process discovery può contribuire non solo alla ricostruzione dei flussi operativi, ma anche alla formalizzazione di conoscenze precedentemente distribuite tra persone, pratiche e strumenti differenti. Il coinvolgimento degli operatori ha inoltre favorito l’emersione di esigenze, eccezioni e criticità non sempre rappresentate nella documentazione disponibile, mentre la valutazione dell’attività svolta ha restituito un giudizio complessivamente positivo sull’utilità delle interviste e degli strumenti adottati. Il caso analizzato suggerisce quindi che la mappatura dei processi possa svolgere una funzione più ampia rispetto alla sola rappresentazione dei flussi, costituendo uno strumento di formalizzazione della conoscenza organizzativa e una base informativa per il Requirements Engineering e per le successive fasi della transizione ERP. Il lavoro evidenzia inoltre il ruolo di mediazione dell’analista nel passaggio dalla conoscenza operativa detenuta dagli attori organizzativi alla sua rappresentazione strutturata.