L'OVERCROWDING IN PRONTO SOCCORSO: DALL'ANALISI DELLE CAUSE ALLA GESTIONE DEL FENOMENO ATTRAVERSO L'APPLICAZIONE DELLE STRATEGIE DI PROJECT MANAGEMENT

Introduction Emergency Department (ED) overcrowding is one of the main challenges faced by healthcare systems both nationally and internationally, with negative impacts on patient clinical outcomes and the organizational efficiency of healthcare facilities. The causes of this phenomenon are manifold and can be traced back to a mismatch between healthcare demand and available resources, population aging, the rise of chronic diseases, and the inappropriate use of the ED for non-urgent cases. Methods A qualitative and quantitative analysis of patient flow was conducted at the Emergency Department of Macerata Hospital, with a particular focus on prolonged boarding cases. Cause-effect analysis tools were used, including the “5 Whys” technique and the Ishikawa diagram, as well as a SWOT analysis to identify critical issues and opportunities for improvement. Data related to waiting and boarding times were collected and analyzed, highlighting the areas most affected by bed shortages and organizational inefficiencies. Results The analysis revealed that the main cause of overcrowding lies in the shortage of inpatient beds in medical-geriatric wards, exacerbated by the absence of advanced IT systems for flow monitoring and by management issues that slow down hospital bed turnover. It was found that most boarded patients remain in the ED for more than 24 hours, with an average wait time exceeding 4 days. The SWOT analysis identified improvement opportunities, including the introduction of predictive technologies, the establishment of a bed management team, and the update of the Overcrowding Management Plan in line with regional and national guidelines. Discussion Based on the findings, an improvement plan was developed using healthcare project management methodologies, aimed at optimizing bed turnover, efficiently managing discharges, and reducing boarding times. The proposed strategies were positively assessed in terms of feasibility and sustainability, and include the use of process and outcome indicators to monitor results. The model developed offers a systemic and replicable approach that could enhance the efficiency of the hospital-community network and the perceived quality of care.

Introduzione Il sovraffollamento dei Pronto Soccorso (PS) rappresenta una delle principali criticità dei sistemi sanitari a livello nazionale e internazionale, con effetti negativi sia sugli esiti clinici dei pazienti sia sull’efficienza organizzativa delle strutture. Le cause di questo fenomeno sono molteplici e riconducibili a un disallineamento tra domanda assistenziale e risorse disponibili, all'invecchiamento della popolazione, alla crescita delle patologie croniche e a un utilizzo improprio del PS per casi non urgenti. Metodi Presso il Pronto Soccorso dell’Ospedale di Macerata è stata condotta un’analisi quali-quantitativa dei flussi dei pazienti, con particolare attenzione ai casi di boarding prolungato. Sono stati utilizzati strumenti di analisi causa-effetto, quali la tecnica dei “5 perché” e il diagramma di Ishikawa, nonché un'analisi SWOT per individuare criticità e opportunità di miglioramento. I dati relativi ai tempi di attesa e di boarding sono stati raccolti e analizzati, evidenziando le aree maggiormente impattate dalla carenza di posti letto e da inefficienze organizzative. Risultati L'analisi ha evidenziato che la principale causa di sovraffollamento risiede nella carenza di posti letto nei reparti di degenza di area medico-geriatrica, aggravata dall’assenza di sistemi informatici avanzati per il monitoraggio dei flussi e da criticità gestionali che rallentano il turnover dei ricoveri. È stato riscontrato che la maggior parte dei pazienti in boarding permane in PS oltre le 24 ore, con una media di attesa superiore a 4 giorni. L’analisi SWOT ha identificato opportunità di miglioramento, tra cui l’introduzione di tecnologie predittive, la creazione di un team di bed management e l’aggiornamento del Piano di Gestione del Sovraffollamento secondo le linee guida regionali e nazionali. Discussione Sulla base dei risultati, è stato sviluppato un piano di miglioramento fondato su metodologie di Project Management sanitario, finalizzato all’ottimizzazione del turnover dei posti letto, alla gestione efficiente delle dimissioni e alla riduzione dei tempi di boarding. Le strategie proposte sono state valutate positivamente in termini di fattibilità e sostenibilità e prevedono l’uso di indicatori di processo e di esito per il monitoraggio dei risultati. Il modello elaborato offre un approccio sistemico e replicabile che potrebbe migliorare l’efficienza della rete ospedale-territorio e la qualità dell’assistenza percepita dall’utenza.