DIGITALIZZAZIONE DEL PERCORSO ONCOLOGICO: INTEGRAZIONE ROBOT E CARTELLA INFORMATIZZATA PRESSO L’AST DI FERMO. IMPATTO SU SICUREZZA, QUALITA’ E ORGANIZZAZIONE DEI PROCESSI

Introduction: the digitization of the oncology pathway is an objective of the PNRR which allocates resources for the technological improvement of the SSN with the intention of reducing clinical risk as already supported by Ministerial Recommendation n. 14. Objective: to evaluate the impact of the integration between a robotic system for the preparation of antiblastic drugs (APOTECAchemo) and a computerized medical record (BiMind) in terms of clinical traceability, gravimetric accuracy, preparation times with robots and hood in relation also to prescription times and cost analysis. Methods: A retrospective observational study at the UFA of the Murri Hospital in Fermo in the period between 1/12/2025 and 28/02/2026. 1,340 set-ups are analyzed in 60 working days, stratified according to management support (BiMind system n=921; Paper n=419) and by method of preparation (robotics n=362; biological hood n=559). Accuracy was assessed by gravimetric percentage deviation while economic analysis was carried out by comparison of drug costs between pre- and post-implementation. The statistical analysis was carried out with Microsoft Excel and recalculation confirmed in LibreOffice Calc (version 7.x), assisted by further checks in Python 3.12 (pandas 2.x, numpy 1.x, openpyxl 3.x, re). Results: the digital implementation guaranteed 100% traceability for critical variables (allergies and clinical alerts), against a loss of data with paper. Considering the metrological performance, the robotic preparations showed 100% compliance based on the Pharmacopoeia limits (±10%) while with the hood this value cannot be calculated. The error was extremely small (-1.043%) with one standard deviation (+1.25%). Examining the times, the average preparation time was 6.7 min in robots vs 3.9 minutes in the hood, but digitization allowed 21.5% of doses to be scheduled in advance, optimizing workflows. The economic impact assessment showed that despite a 14% increase in costs due to a 22.9% increase in production, the optimization of residues led to a reduction in the average cost per bottle (-7.2%) therefore in one year a saving of € 394,659 has been calculated and it is possible to make multi-year forecasts based on the scenario you want to obtain. Conclusion: the integration between robotics and information systems improves safety, quality and supports a more efficient organization of economic and health resources.

Introduzione: la digitalizzazione del percorso oncologico è un obiettivo del PNRR che destina risorse per il miglioramento tecnologico del SSN con l’intenzione di ridurre il rischio clinico come già sostenuto dalla Raccomandazione Ministeriale n.14. Obiettivo: valutare l'impatto dell'integrazione tra un sistema robotico per la preparazione dei farmaci antiblastici (APOTECAchemo) e una cartella clinica informatizzata (BiMind) in termini di tracciabilità clinica, accuratezza gravimetrica, tempi di preparazione con robot e cappa in relazione anche ai tempi di prescrizione e analisi dei costi. Metodi: uno studio osservazionale retrospettivo presso l’UFA dell’Ospedale Murri di Fermo nel periodo compreso tra il 1/12/2025 e il 28/02/2026. Vengono analizzati 1.340 allestimenti in 60 giorni lavorativi stratificati in base al supporto gestionale (sistema BiMind n=921; Cartaceo n=419) e per modalità di preparazione (robotica n=362; cappa biologica n=559). L'accuratezza è stata valutata tramite scostamento percentuale gravimetrico mentre l'analisi economica è stata effettuata mediante confronto dei costi dei farmaci tra pre e post implementazione. L’analisi statistica è stata effettuata con Microsoft Excel e ricalcolo confermato in LibreOffice Calc (versione 7.x), coadiuvata da ulteriori verifiche in Python 3.12 (pandas 2.x, numpy 1.x, openpyxl 3.x, re). Risultati: l’implementazione digitale ha garantito una tracciabilità del 100% per le variabili critiche (allergie e alert clinici), a fronte di una perdita dei dati con il cartaceo. Considerando la performance metrologica, le preparazioni robotiche hanno mostrato una compliance del 100% sulla base dei limiti di Farmacopea (±10%) mentre con la cappa tale valore non può essere calcolato. L'errore è risultato estremamente contenuto (-1.043%) con una deviazione standard (+1.25%). Esaminando i tempi, la durata media di preparazione è stata di 6,7 min in robot vs 3,9 minuti in cappa ma la digitalizzazione ha permesso la programmazione anticipata del 21.5% delle dosi ottimizzando i flussi di lavoro. La valutazione dell’impatto economico ha evidenziato come nonostante un aumento dei costi del 14% dato da un incremento della produzione del 22.9%, l’ottimizzazione dei residui ha determinato una riduzione del costo medio per flacone (-7.2%) perciò in un anno si è calcolato un risparmio di 394.659€ ed è possibile fare previsioni pluriannuali in base allo scenario che si vuole ottenere. Conclusione: l’integrazione tra robotica e sistemi informatici migliora sicurezza, qualità supportando una più efficiente organizzazione delle risorse economiche e sanitarie.