La Rendicontazione Economico-Finanziaria nei Dipartimenti Universitari: Criticità e Analisi del Caso Univpm

This thesis examines financial reporting processes within Italian university departments, focusing on the case of the Università Politecnica delle Marche (UNIVPM). The aim of the study is to investigate the extent to which the difficulties encountered in managing and reporting research projects arise from the misalignment between universities’ internal accounting systems and the diverse requirements imposed by external funding bodies. The thesis begins by outlining the evolution of the Italian higher education system toward governance models based on autonomy, accountability, and transparency. It then explores the effects of the introduction of accrual accounting and the Single University Financial Statement, which transformed university departments into autonomous centers of financial responsibility. The analysis highlights how research funding management is characterized by the coexistence of different reporting approaches. National programs, such as PRIN projects, generally follow a cash-based logic, whereas European programs, such as Horizon Europe, are based on the accrual principle and the cost-to-cost model. This heterogeneity creates operational challenges related to accounting reconciliation, cost allocation, personnel management, and compliance with the traceability requirements established by funding schemes. The study also examines the role of shadow accounting, defined as the set of supplementary tools and procedures used to ensure consistency between official accounting records and external reporting requirements. The widespread use of these practices reveals limitations in the integration of financial accounting, management accounting, and information systems. Such limitations are further intensified by the fragmentation of digital platforms and the duplication of information flows, particularly in projects funded under Italy’s National Recovery and Resilience Plan (PNRR). The findings show that the critical issues affecting university reporting cannot be attributed solely to operational inefficiencies. Rather, they reflect a structural misalignment among institutional, accounting, and operational dimensions. The thesis concludes by emphasizing the need to strengthen the integration of accounting systems, digital tools, and professional expertise in order to improve information quality, reduce administrative burdens, and ensure a more effective, transparent, and sustainable management of research funding.

Il presente elaborato analizza i processi di rendicontazione economico-finanziaria nei Dipartimenti universitari italiani, con particolare riferimento al caso dell’Università Politecnica delle Marche (UNIVPM). L’obiettivo della ricerca è comprendere in quale misura le criticità riscontrabili nella gestione e nella rendicontazione dei progetti di ricerca derivino dal disallineamento tra i sistemi contabili interni degli Atenei e le diverse regole imposte dai finanziatori esterni. Dopo aver inquadrato l’evoluzione del sistema universitario italiano verso modelli di governance fondati su autonomia, accountability e trasparenza, l’elaborato approfondisce gli effetti dell’introduzione della contabilità economico-patrimoniale e del Bilancio Unico di Ateneo, che hanno trasformato i Dipartimenti in veri e propri centri di responsabilità economico-finanziaria. L’analisi evidenzia come la gestione dei finanziamenti alla ricerca sia caratterizzata dalla coesistenza di differenti criteri di rendicontazione. In particolare, i programmi nazionali, come i progetti PRIN, adottano prevalentemente una logica di cassa, mentre i programmi europei, come Horizon Europe, si basano sul principio della competenza economica e sul modello cost-to-cost. Questa eterogeneità genera difficoltà operative legate alla riconciliazione dei dati contabili, all’allocazione dei costi, alla gestione del personale e al rispetto degli obblighi di tracciabilità richiesti dai diversi bandi. Lo studio mette inoltre in luce il ruolo dello shadow accounting, inteso come insieme di strumenti e procedure extracontabili utilizzati per garantire la coerenza tra contabilità ufficiale e rendicontazione esterna. La diffusione di tali pratiche evidenzia i limiti di integrazione tra contabilità generale, contabilità analitica e sistemi informativi, aggravati dalla frammentazione delle piattaforme digitali e dalla duplicazione dei flussi informativi, particolarmente rilevante nei progetti finanziati dal PNRR. I risultati mostrano che le criticità della rendicontazione universitaria non possono essere attribuite esclusivamente a inefficienze operative, ma rappresentano la manifestazione di un disallineamento strutturale tra livelli istituzionali, economico-contabili e operativi. In conclusione, la ricerca evidenzia la necessità di rafforzare l’integrazione tra sistemi contabili, strumenti digitali e competenze professionali, al fine di migliorare la qualità delle informazioni, ridurre il carico amministrativo e garantire una gestione più efficace, trasparente e sostenibile delle risorse destinate alla ricerca universitaria.