Il nuovo ruolo dell’infermiere bed manager nella gestione del patient flow

Abstract Introduction: the overcrowding in Emergency Department (ED) is a critical problem for the health system. It shows in ED’s structures, but affects the whole system, from the territory to the hospital and other way around. The introduction of a new figure in hospitals has thus become necessary, the "bed manager" (BM): he becomes the coordination center for the whole flow of patients. The “ASUR Marche” management has introduced this figure throughout the Healthcare Company from the determines 357/DG of 20 June 2017. In Area Vasta 5, the BM has been fully-fledged since January 2018. The objective of the study is to contribute to the definition of a systematic plan for the improvement and optimization of patient flow. Method: the study took place at the Hospital C and G "Mazzoni" of Ascoli Piceno from 1 April 2019 to 30 May 2020. It included: the identification and analysis of the crowding indicators; the study of changes of NEDOCS score (National Emergency Department Overcrowding Study) divided into 4 daily hours (8.00-12.00-13.00-16.00); the analysis of the critical issues of the bed management’s organization system through structured interviews with the coordinators; the comparison between eight Italian Healthcare Company where this system is fully operational and the proposal for a regulation operating. Results: the activity of the BM is clearly positive on the reduction of the crowding in ED, calculated through the NEDOCS index: after the intervention of the BM, it decreases in 266 days out of 365. Only 5% of the increases are critical. Furthermore, a high value at 8 o'clock predicts a greater crowding in the following hours in the 100% of cases. The need most felt by operators is that of a computerized system that regulates the work of themselves. Inspired by the comparison with the systems of the most active Italian Companies, the proposed regulation imposes strict rules of behavior for the hospital wards; it instructs the IT company to design a program so as to offer a rapid view for the ED’s doctors of beds in all hospital (beds occupied, available, reserved or scheduled discharge). The program including patient identification data and sanctioning operators who do not respect the rule, without objectively motivated causes. Conclusions: The Health Organization is called to evolve according to the change in demand, in order to guarantee assistance more and more adequate to the needs of patients and the maximum safety conditions for hospitalized patients through the development of operational tools in able to improve management and in particular the ability to create "availability" in terms of beds.

Riassunto Introduzione: il fenomeno del sovraffollamento delle strutture di pronto soccorso (PS) è un problema critico per l’intero sistema sanitario che si manifesta in PS/DEA, ma riguarda tutta la filiera delle cure, dal territorio all’ospedale e viceversa. Si è così resa necessaria l’introduzione di una nuova figura all’interno dell’assetto organizzativo degli ospedali, ovvero quella del “bed manager” (BM) che diviene di fatto il centro di coordinamento dell’intero flusso dei pazienti. A partire dalla determina 357/DG del 20 giugno 2017, la direzione ASUR Marche ha introdotto tale figura in tutta l’Azienda. Nell’Area Vasta 5 è a pieno titolo dal gennaio 2018 nei P.O. di San Benedetto del Tronto ed Ascoli Piceno. L’obiettivo dello studio è quello di contribuire alla definizione di un piano sistematico di miglioramento e di ottimizzazione del patient flow. Metodo: lo studio si è svolto presso il P.O. C e G “Mazzoni” di Ascoli Piceno dal 1° aprile 2019 al 30 maggio 2020 ed ha previsto: l’individuazione e l’analisi degli indicatori del crowding, lo studio delle variazioni del NEDOCS score (National Emergency Department Overcrowding Study) articolato in 4 orari giornalieri (8.00-12.00-13.00-16.00), l’analisi delle criticità del sistema di organizzazione del bed management attraverso interviste strutturate ai coordinatori delle U.O coinvolte, il confronto con otto diverse realtà italiane dove tale sistema è attivo a pieno regime e la proposta di un regolamento operativo. Risultati: l’attività del BM risulta chiaramente positiva sulla riduzione dell’affollamento del PS calcolato attraverso l’indice NEDOCS che si riduce dopo il suo intervento in 266 giorni su 365, ed il cui aumento è critico solo nel 5% dei casi restanti. Inoltre un valore elevato alle ore 8 predice al 100% un affollamento maggiore nelle ore successive. Il bisogno più sentito dagli operatori è quello di un sistema informatizzato che autoregoli il lavoro degli operatori stessi. Il regolamento proposto quindi, ispirato dal confronto con i sistemi di gestione del posto letto delle Aziende Sanitarie Italiane più attive, impone regole rigide di comportamento per i reparti di degenza, incarica la ditta informatica di progettare un programma in modo da offrire una rapida visualizzazione da parte dei medici del pronto soccorso dei posti letto occupati, disponibili, prenotati o in dimissione programmata in tutti i reparti coinvolti, comprendendo i dati identificativi dei pazienti e sanzionando gli operatori che non si attengono ad esso, senza cause oggettivamente motivate. Conclusioni: L’organizzazione sanitaria è dunque chiamata ad evolversi in base al cambiamento della domanda, in maniera da garantire un’assistenza sempre più adeguata alle esigenze dei pazienti e le massime condizioni di sicurezza per i ricoverati attraverso la messa a punto di strumenti operativi in grado di migliorare la gestione ed in particolare la capacità di creare “disponibilità̀” in termini di posti letto.